Gehören Sie auch zu denjenigen, die sich über schludrig, zu lang und unverständlich verfasste Mails ärgern, weil das Lesen enorm viel Energie raubt? Ebenso unpersönlich verfasste Schreiben, die mit schablonenhaften Formulierungen erstellt wurden, hinterlassen einen negativen Eindruck.
Warum ist das so und was sollte sich ändern? Meist erwarten Mitarbeiter in Projekten und Vertrieb, dass Adressaten ihre Mails ohnehin unter der gegebenen Situation direkt richtig einordnen können. Dabei versetzen sie sich nicht in die Lage, dass Leser häufig wenig Zeit haben, sich mit den dargestellten Details und Zusammenhängen näher auseinanderzusetzen. Auch verläuft die Kommunikation innerbetrieblich und mit Geschäftspartnern nicht immer konfliktfrei. Weil deren Akzeptanz und Bereitschaft zum Handeln vom sensiblen Umgang mit Stimmungen und Bedürfnissen zusammenhängen, kommt es darauf an, Mails
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- wertschätzend mit Bezug auf das Positive der Leistungen des Geschäftspartners zu verfassen,
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- persönlich und lösungsorientiert zu formulieren und
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- den individuellen Mehrwert einer Leistung oder eines Anliegens für den Gegenüber hervorzuheben.
Die Wirkung von gelungenen Mails hängt nicht nur davon ab, wie sich der Leser angenommen fühlt. Auch ist entscheidend, ob er diese gedanklich leicht aufnehmen kann. Für das Verfassen heißt dies:
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- eine gut verständliche Logik bei der Beschreibung von Sachverhalten aufbauen
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- nicht zu viel beim Leser voraussetzen und ihn schrittweise argumentativ an das Neue heranführen
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- Vermeidung von technischen und juristischen Fachbegriffen
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- benutzen Sie viele Verben und wenige Substantive. Das schafft Klarheit, wirkt lebendig und wenig abstrakt. Sie sprechen damit den Adressaten direkt an;
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- keine Superlative, Konjunktive und schwammige Begriffe wie „eigentlich“ benutzen
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- Hauptsätze und möglichst wenig Nebensätze verwenden
- Aktiv- statt Passivsätze
So selbstverständlich wie dies klingt, so klar ist auch, dass diese Fähigkeiten zunächst trainiert und dann begleitend in der Firmenpraxis umgesetzt werden müssen. Profitieren Sie von unserer praxisorientierten Methode, die immer an konkreten Fällen ausgerichtet ist.
